chapitre 4 : les progiciels de gestion

Chapitre 4 :  LES PROGICIELS DE GESTION

 

I- Les comptabilités informatisées

 

A/ Le système de base 

Le progiciel de comptabilité autonome : éventuellement couplé et interfacé avec un logiciel de gestion commerciale pour traiter les commandes clients jusqu’à leur facturation, puis leur traitement comptable.

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Avantages de l’informatisation :

    • Reports automatiques d’un document comptable à l’autre

    • Limite les erreurs de saisie

    • Limite les doublons

    • Automatisation de certaines écritures courantes.

 

Caractéristiques :

    • Analyse et imputation préalables à partir de supports divers

    • Les journaux ne sont plus les supports de saisie, mais leur résultat.

 

B/ la comptabilité semi intégrée

schéma 3 diapo

 

C/ La comptabilité intégrée

 

Un seul progiciel pour tous les besoins de l’entreprise: les « événements de gestion », quelle que soit leur source (production, vente, RH, etc…) sont directement traités par un module spécialisé qui respecte un référentiel de paramétrage et de règles applicables à l’ensemble des modules. (plus besoin d’interfaces).

Les traitements, dont le traitement comptable, s’effectuent en temps réel à la naissance même de l’événement.

 

On parle de Progiciel de Gestion Intégré (PGI)

En Anglais, on parle de ERP: entreprise Ressource Planning

 

Avantages :

• Les traitements deviennent de plus en plus transparents pour les utilisateurs, qui peuvent consulter en temps réel l’état des évènements saisis.

•Les comptables voient leur fonction s’orienter de plus en plus vers l’analyse, le conseil aux autres services et le contrôle. Ils sont équipés de puissantes bases de données qui leur permettent de disposer et de mettre en forme en temps réel les informations comptables et financières.

•Le travail des contrôleurs de gestion (qui élaborent les résultats prévisionnels et effectuent l’analyse des écarts) est aussi facilité.

•On intègre dans une même base de données les informations sur tous les domaines d’activités de l’entreprise. è transversalité qui va permettre à l’entreprise de mettre en place une véritable « gestion assistée par ordinateur » (GAO)

 

Cette mutation des SI s’accompagne en parallèle :

•de la mise en place d’applications ouvertes vers les partenaires (fournisseurs, sous-traitants, etc.) et les clients de l’entreprise (e-business).

•d’une mutation technologique vers le modèle applicatif sur Internet : Il est désormais possible pour un utilisateur d’ERP de consulter à distance les informations de la base de données et même d’interfacer à partir d’une installation hôte des applications locales avec la base « mère »

 

 

 

 

 

 

Inconvénients :

•Le coût de l’infrastructure matériel, de son développement logiciel, de la nécessité de repenser l’organisation générale du système d’information et donc souvent de l’entreprise elle-même, réserve ce type de système à des grandes structures. En 2007 seules un peu plus de 37 % des entreprises de plus 500 salariés utilisaient un progiciel de gestion intégrés (PGI) dans le domaine de la comptabilité. Les grands éditeurs (SAP, Sage Adonix, Oracle/Peoplesoft et même Microsoft) se tournent désormais vers les PME/PMI en proposant des produits mieux adaptés et nettement moins onéreux.

•Temps et lourdeur de mise en place

•Paramétrage important

•Non pertinent pour des activités très spécifiques.

 

D/ Autres formes d’informatique de gestion

 

  • LES BEST OF BREED

 

Se traduit littéralement par « le meilleur de sa catégorie ». cette solution logicielle offre des fonction avancées sur un segment de marché bien délimité. Les best of breed s’opposent à la notion de « tout intégré » (solution polyvalente et fonctionnelle).

 

La solution du best of breed permet la construction d’un système d’information sur mesure en recherchant sur le marché les meilleurs composant, fonction par fonction, et en les assemblant.

La démarche best of breed s’appuie sur le fait qu’un produit spécialisé est toujours plus performant qu’un produit généraliste.

Cette solution est moins sécurisante que la solution du tout-intégré, mais est plus adaptée pour une société de notre taille.

 

  • FAH : LA COMPTABILITÉ DÉPORTÉE

 

FAH : Fournisseur d’application Hébergé

En Anglais ASP (Application Service Provider)

 

Le système de la comptabilité déporté est utilisé par certains PME et cabinet comptable. Ce système consiste en l’utilisation d’un logiciel de comptabilité et de modules directement sur le serveur du fournisseur de service. Le traitement des données se fait par le biais d’internet et donc, aucune installation se fait sur les postes informatiques de l’entreprise.

 

  • LA DATA WAREHOUSE

 

Data Warehouse : entrepôt de données.

 

C’est une base de donnée organisée et structurée, dédiée au stockage de l’ensemble des données utilisées dans le cadre de la prise de décision et de l’analyse décisionnelle.

 

Les principales caractéristiques :

 

  • organisé : les données sont organisées par thème.
  • Intégré : les données proviennent de sources hétérogènes utilisant chacune un type de format. Elles sont intégrées avant d’être proposées à l’utilisation.
  • Constant : les données ne disparaissent pas et ne changent pas au fils des traitements, au fils du temps.
  • Historié : les données sont aussi horodatées. On peut ainsi visualiser l’évolution dans le temps d’une valeur. Bien entendu,  l’archivage se fait en fonction de la valeur des données et de leur importance (toutes les données ne sont pas enregistrées)

 

  • L’EDI

 

EDI : Échange de Données Informatisées

En Anglais : Electronic Data Interchange.

 

L’EDI correspond à l’échange de données concernant des transactions ; ces échanges se font d’ordinateur à ordinateur, et transitent par l’intermédiaire de réseaux.

 

EDI est par exemple utilisé dans les supermarchés pour la commande des marchandises. Ce système présente l’avantage de ne pas avoir à retaper toutes les informations, donc un gain de temps et d’argent. Il permet également de réduire les erreurs de saisie.

Egalement dans les supermarchés, l’EDI permet d’indiquer les prix (boucherie, fruits et légumes…) variable de jour en jour, et donc actualisé chaque jour pour chaque magasin.

 

II- L’environnement juridique des comptabilités informatisées

 

  • article 410-4 du PCG – organisation de la comptabilité informatisée

 

L’organisation de la comptabilité tenue au moyen de systèmes informatisés implique l’accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements, en vue, notamment, de procéder aux tests nécessaires à la vérification des conditions d’enregistrement et de conservation des écritures.

Toute donnée comptable entrée dans le système de traitement est enregistrée, sous une forme directement intelligible, sur papier ou éventuellement sur tout support offrant toute garantie en matière de preuve

 

  • Le chemin de révision

 

Une documentation décrivant les procédures et l’organisation comptables est établie en vue de permettre la compréhension et le contrôle du système de traitement ; cette documentation est conservée aussi longtemps qu’est exigée la conservation des documents comptables auxquels elle se rapporte  

L’organisation du système de traitement assure l’existence du chemin de révision. A tout moment, il est possible de reconstituer à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, les éléments des comptes, états et renseignements soumis à la vérification, ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver ces données et les pièces justificatives

 

  • Durée minimum légale de détention de la documentation informatique

 

Les pièces justificatives de la comptabilité doivent être conservées pendant un délai moyen de 6 ans à compter de la dernière opération mentionnée sur le livre ou le registre ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

 

III- les fonctionnalités de base des progiciels  comptables

tableau (diapo)

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